Vil du selge til offentlig sektor? Vi viser deg hvordan.
Det offentlige anskaffer årlig for cirka 600 milliarder kroner. Det er viktig at det offentlige får mest mulig igjen for hver krone. For gjennomføring av gode anskaffelser er det for oppdragsgiver nødvendig å ha fokus på alle faser av en prosess, både planlegging, gjennomføring av anskaffelsen og oppfølging av den. Dette innebærer å bruke tilstrekkelig tid og ressurser knyttet mot anskaffelsens art og kompleksitet. Både innkjøpsfaglig kompetanse og planlegging av hvert enkelt innkjøp er vesentlig for å få til et vellykket innkjøp.
Planleggingsfasen
Denne fasen er avgjørende for om oppdragsgiver får gjort en god anskaffelse. Etater med ledelsesforankring av anskaffelsesprosessen har større sikkerhet for et godt kjøp eller om kjøpet utføres tilfeldig. Det er avgjørende å sikre seg tilstrekkelig markedsinformasjon, slik at man treffer markedet og utnytter dets potensial for å få dekket det behovet man har. I planleggingsfasen vil oppdragsgiver også kunne benytte seg av dialog med markedet.
Gjennomføringsfasen
Denne fasen dekkes av regelverket for offentlige anskaffelser. Her gjennomfører oppdragsgiver selve anskaffelsesprosessen. Det er denne prosessen som har betydning for leverandørens tilbud og som skal beskrives i dette dokumentet.
Oppfølgingsfasen
Oppfølging av kontrakten fra oppdragsgivers side omfattes ikke av regelverket for offentlige anskaffelser. For oppdragsgiver er det viktig å følge med at man får det man har bestilt. For leverandøren er det viktig å være oppmerksom på konsekvenser av kontraktsbrudd og følgene av dette.
Planlegging er viktig for å gjennomføre innkjøpsprosessen i samsvar med reglene for offentlige anskaffelser. Reglene er til for å skape trygghet for gode prosesser. Det er likevel et handlingsrom i regelverket som oppdragsgiver kan og bør benytte. Det viser seg at det bare er den profesjonelle innkjøper som kan nyttiggjøre seg dette til det fulle.
De grunnleggende kravene i regelverket
De grunnleggende kravene i regelverket skal blant annet ivareta rettssikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen og sikre at alle potensielle leverandører får de samme mulighetene til å få kontrakter med det offentlige. Kravene er knagger for innkjøpere for å sikre prosesser og er retningsgivende for tolkningen av reglene i forskriften.
God forretningsskikk og likebehandling av leverandørene, betyr at de som deltar i en anskaffelseskonkurranse skal behandles likt. Ensartede situasjoner må ikke behandles forskjellig, med mindre en forskjellig behandling er objektivt begrunnet.
Konkurranse, betyr at det skal stimuleres til konkurranse for å få det beste tilbudet og øke markedsmulighetene for de beste leverandørene. Gjennomsiktighetsprinsippet forutsetter at alle krav i en konkurranse skal gjøres kjent i forkant, at kravene ikke skal endres i løpet av konkurransen og at det skal være mulig å kontrollere om tilbudene oppfyller kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget.
Proporsjonalitetsprinsippet går ut på at kompleksiteten i selve anskaffelsesprosessen skal stå i forhold til verdien av det som anskaffes.
Hvor publiseres offentlige anskaffelser?
Hvor den offentlige oppdragsgiver skal publisere sine anskaffelser, beror på verdien av anskaffelsen. Anskaffelser over terskelverdien på 1.400.000 NOK eksklusiv mva, skal annonseres i DOFFIN-databasen www.doffin.no Ved anskaffelser under 1.400.000 NOK, skal publiseringen skje på en måte som sikrer at det blir konkurranse så langt som mulig. Dette kan skje ved publisering i DOFFIN, på oppdragsgivers hjemmeside, i andre elektroniske databaser eller i lokalpressen, eller ved at oppdragsgiver ber om tilbud fra minimum 3 leverandører.
Markedsdialog
Lov og forskrift om offentlige anskaffelser sier ikke noe om handlingsrommet en innkjøper har for å benytte seg av markedet til å innhente kunnskap om de faktiske produkter og tjenester i forkant av anskaffelsesprosessen. Handlingsrommet i regelverket åpner for dialog med leverandører før konkurransen utlyses, så lenge det ikke skjer på en måte som utelukker konkurranse og hensynet til likebehandling ivaretas. Det er derfor viktig å huske på følgende: Å ha tydelige «spilleregler», slik at det er forutsigbart for leverandørene hva som er målet med dialogen, og at de senere må konkurrere om fremtidige leveranser. At informasjonen om fremtidige planer er tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Å ha møter hvor alle interesserte kan delta, og at møtene annonseres bredt på forhånd.
TIPS:
Søk aktivt etter offentlige anskaffelser
Etterspør og still opp på oppdragsgivers leverandørkonferanser
En måte å holde seg oppdatert på, er å følge med på DOFFIN
Videre kan man holde seg oppdatert gjennom å abonnere på annonseovervåkingstjenester hos et foretak som håndterer elektroniske databaser, se gjerne Mercell
Det er særlig viktig å følge med når det skal utlyses rammeavtaler, ettersom disse står for en stor del av den offentlige sektors anskaffelser og løper ofte over fire år
Skaff deg konkurransegrunnlaget for å se hvilke krav som stilles til leverandøren i konkurransen. For å være konkurransedyktig, må tilbudet tilfredsstille kvalifikasjons- og tildelingskriteriene på beste måte som er stilt i konkurransegrunnlaget. Forbered bedriften på de krav som stilles.
Kvalifikasjonskrav gjelder egnetheten hos leverandøren. Det stilles normalt visse krav til leverandører som vil delta i konkurransene. Kvalifikasjonskravene skal skille ut de tilbyderne som ikke er egnet til å levere ytelsen. Kvalifikasjonskrav gjelder tekniske og faglige forhold, så vel som finansielle og økonomiske forhold. Jo mer krevende ytelsen og leveransen er, desto strengere krav kan det settes til leverandørenes kvalifikasjoner. Tekniske og faglige kvalifikasjoner kan være blant annet faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Finansielle og økonomiske kvalifikasjoner kan være blant annet størrelsen på leverandørens regnskapsmessige omsetning og soliditet samt sikkerhetsstillelse fra bank.
TIPS
Dersom en bedrift ikke har de ressurser som etterspørres, kan leverandøren for en særskilt kontrakt, støtte seg på andre bedrifters kapasitet. Det er i så fall viktig at leverandøren dokumenterer overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. Det er viktig at det vedlegges en forpliktelseserklæring.
Tildelingskriterier
Tildelingskriteriene gjelder forhold ved ytelsen som tilbys. Tildelingskriterier angir særlig hvordan oppdragsgiver vil vurdere tilbudt pris, kvalitet, service, miljøegenskaper, service og andre fordeler av økonomisk karakter ved tilbudene.
Vilkår for gjennomføring av kontrakten
Vilkår for gjennomføring av kontrakten kan omhandle sosiale hensyn og miljøhensyn. For arbeid som skal utføres i Norge kan oppdragsgiver sette som betingelse for gjennomføring av kontrakten at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning.
Forbehold og uklarheter
Vær forsiktig med forbehold – helst bør du unngå å ha forbehold
• Er noe i konkurransegrunnlaget uklart – spør oppdragsgiver
• Vesentlige forbehold og forbehold som ikke lar seg prise skal normalt medføre avvisning av tilbudet – ikke vær uklar
• Kan uklarheten få betydning for rangeringen av tilbudet – tilbudet skal avvises –
Fyll ut enhets- og delpriser slik det er bedt om
Hva skal dokumenteres – Definer kvalitet – hvis kvalitet er et tildelingskriterium: Dokumenter kvalitet
• Presentasjon
• Produktprøver
• Kvalitetssikringsrutiner
Huskeliste
Vær nøye med detaljer, skrivefeil og forkortelser må lukes ut
Vær forsiktig med å bruke spesifikke bransjeuttrykk som andre kanskje ikke forstår
Vær klar og presis
Det endelige dokumentet skal kunne leses som et helt dokument
Kvalitetskontroll – les over nøye!
Still spørsmål
For å kunne gi et godt tilbud behøver du å ha all nødvendig informasjon om anskaffelsen og forstå det som står i konkurransegrunnlaget. Finnes det uklarheter av noe slag, ta kontakt med oppdragsgiver og still spørsmål.
Utydelige konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlaget skal være klart og tydelig – du skal ikke behøve å gjette hva innholdet betyr. Kontakt derfor oppdragsgiver og still spørsmål dersom det kreves for at du skal være sikker på at du vet hvilke forutsetninger som gjelder. Dersom du ikke kjenner til de faktiske forutsetningene, kan du heller ikke gi et riktig tilbud. Dersom du tildeles en kontrakt basert på uriktige forutsetninger, kan det bli en dårlig butikk for deg.
Feil i konkurransegrunnlaget
Anser du at anskaffelsen på noen måte strider mot de grunnleggende prinsippene eller anskaffelsesreglene, skal du ikke være redd for å ta kontakt med oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver er enig i dine synspunkt, kan feilen rettes opp. Dersom oppdragsgiver ikke er enig med deg, kan du søke bistand hos NHO gjennom Team offentlige anskaffelser. Dette kan resultere i at NHO tar kontakt med oppdragsgiver, eller hjelper til med klage til KOFA ved behov. Jo tidligere feilen oppdages dess bedre både for oppdragsgiver og leverandører.
Still spørsmål direkte
Still spørsmål med en gang, slik at du eventuelt rekker å stille oppfølgingsspørsmål. I konkurransegrunnlaget står det ofte oppført en siste dag for å kunne stille spørsmål og for oppdragsgiver å svare. Tanken med å publisere all informasjon samtidig er å skape like vilkår for leverandørene, slik at de kan levere et konkurransedyktig tilbud.
Spørsmål og svar om offentlige anskaffelser publiseres
Som leverandør må man være oppmerksom på at spørsmål og svar publiseres på DOFFIN, via oppdragsgivers KGV (Konkurransegjennomføringsverktøy). Kontroller fortløpende om noe nytt er publisert, om andre forutsetninger for anskaffelsen er forandret. Oppdragsgiver har anledning til å endre ting i konkurransegrunnlaget som ikke får virkning for konkurransen.
TIPS
Les konkurransegrunnlaget i god tid før levering av tilbud
Ta kontakt med oppdragsgiver om det er noe du ikke forstår
Sjekk spørsmål og svar
