Selg mer til det offentlige!

Offentlige anskaffelser – et stort marked for din bedrift!

Dersom du vil selge til det offentlige er det nå ett felles regelverk og to informasjonskanaler – TED og DOFFIN.

I Norge kjøper det offentlige varer og tjenester for mer enn 500 milliarder kroner årlig Det offentlige består av en rekke store og små kunder som mange norske og internasjonale virksomheter ønsker å selge til.

De store leverandørene i Norge som har kommuner, fylkeskommuner, statlige enheter mfl. som kunder, er kjent med de etablerte systemer og formater for hvordan handel med det offentlige skal foregå. Det er vanlig at offentlige oppdragsgivere etablerer rammeavtaler for kategorier av varer og tjenester. Når enheter i det offentlige skal anskaffe varer og tjenester må de følge bestemte regler. Reglene har sitt opphav i flere forskjellige direktiver fastsatt i EU. Norge har implementert reglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA / LOA) – Anskaffelsesforskriften.

For å lykkes med salg til det offentlige må tilbyder (leverandør) kjenne til og forholde seg til reglene om offentlige anskaffelser. Først da vil man kunne lykkes med salg til det offentlige. Det er vesentlig å forstå hvordan det offentlige gjennomfører gjør sine anskaffelser og inngår kontrakter. Reglene om offentlige anskaffelser danner rammene og er fellesnevner for alle offentlige virksomheters innkjøp.

Felles regelverk for stat og kommune

For anskaffelser underlagt forskrift om offentlige anskaffelser (klassisk sektor) har anskaffelsens anslåtte verdi betydning for hvilke deler av regelverket som må følges.

Hvordan få oversikt over det offentlige anskaffelsesmarkedet

Med få unntak skal oppdragsgiver foreta en offentlig kunngjøring av alle sine anskaffelser. Anskaffelser som overskrider EØS-terskelverdiene kunngjøres i EUs kunngjøringsdatabase TED, og anskaffelser under disse verdiene kunngjøres nasjonalt i DOFFIN databasen, www.doffin.no.

Kunngjøringen

I kunngjøringen skal de overordnede reglene for anskaffelsen fremgå. For det første er det viktig å se hvilken konkurranseform oppdragsgiver har valgt, da dette legger bindinger på oppdragsgiver. Kunngjøringen skal også angi hvilke utvelgelseskriterier som stilles til fremtidig leverandør, og hvordan leverandøren skal dokumentere oppfyllelsen av kravene. I tillegg skal det fremgå hvilke tildelingskriterier som ligger til grunn for tildeling av kontrakt. Det skal videre opplyses om hvor leverandøren skal henvende seg for å få delta i konkurransen.

Konkurranseformer

Oppdragsgiver kan velge mellom åpen og begrenset anbudskonkurranse, samt konkurranse med forhandling. Ved EØS-anskaffelser er hovedregelen at oppdragsgiver skal benytte anbudsformen.

Åpen anbudskonkurranse

Her vil alle interesserte leverandører ha anledning til å få utlevert konkurransegrunnlaget og inngi tilbud. Først etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta den kvalitative vurderingen av leverandørene basert på utvelgelseskriteriene og de innkomne tilbud basert på tildelingskriteriene.

Begrenset anbudskonkurranse

Prosessen er her delt opp i to faser. I første fase (kvalifiseringsfasen), som er åpen for alle interesserte, foretar oppdragsgiver en kvalitativ utvelgelse av leverandører basert på de utvelgelseskriterier som er fastlagt på forhånd. I neste fase (tildelingsfasen) vil de utvalgte leverandører få tilsendt konkurransegrunnlaget og bli gitt anledning til å inngi tilbud. Tilbudene skal så vurderes utfra de tildelingskriterier som oppdragsgiver har satt opp.

Konkurranse med forhandling

Dette er en prosedyre som kun unntaksvis benyttes ved EØS-anskaffelser. Under terskelverdiene kan oppdragsgiver fritt velge denne konkurranseformen. Konkurranse med forhandling innebærer at det kan forhandles om alle sider ved tilbudet, som pris, tekniske spesifikasjoner og forretningsmessige vilkår.

Konkurransegrunnlaget

Oppdragsgiver skal utarbeide et grunnlag for konkurransen. Her skal det angis hvordan konkurransen skal gjennomføres og hva som skal anskaffes. Siden forhandlinger ikke er tillatt ved åpen og begrenset anbudskonkurranse, skal konkurransegrunnlaget være så klart og uttømmende at det sammen med tilbud og aksept av dette skal kunne utgjøre en fullstendig avtale. Vær oppmerksom på at det er tillatt å stille avklarende spørsmål til oppdragsgiver dersom det er uklarheter i konkurransegrunnlaget.

Utvelgelseskriterier

Oppdragsgiver kan kreve at leverandørene oppfyller visse minimumskrav både når det gjelder økonomisk, finansiell og teknisk kompetanse. Av regelverket fremgår det hvilke krav som kan stilles, samt hvilken type dokumentasjon som kan eller skal kreves. Det er viktig å lese nøye gjennom både kunngjøringen og konkurransegrunnlaget slik at man i god tid er forberedt på hvilke krav som oppdragsgiver stiller til opplysning om virksomhetens egnethet. Dersom man ikke oppfyller kravene som blir stilt, kan det føre til utelukkelse fra den videre konkurransen.

Skatteattest og HMS-egenerklæring

Fremleggelse av skatteattest er et obligatorisk krav til alle norske leverandører ved alle anskaffelser. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp/fristen for forespørselen om å delta. Skatterestanser godtas ikke, med unntak av særtilfeller. I forbindelse med arbeid som utføres i Norge skal leverandørene også fremlegge en utfylt HMS-egenerklæring. Det er utarbeidet et eget skjema som et vedlegg til Forskriften, og det er god praksis at oppdragsgiver sender det ut sammen med konkurransegrunnlaget.

Tildeling av kontrakt

Kontrakten skal tildeles på grunnlag av de kriteriene som er fastlagt på forhånd. Oppdragsgiver kan ikke endre kriteriene senere i prosessen. Oppdragsgiver skal enten basere tildelingen av kontrakt utelukkende på laveste pris eller på en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Ved bruk av økonomisk mest fordelaktige tilbud, må alle kriterier som skal inngå i vurderingen være satt opp. Disse kriteriene kan variere ut fra hvilken kontrakt det er snakk om, og kan eksempelvis være kvalitet, teknisk verdi, leveringstid med mer.

Begrunnelsesplikt

Oppdragsgiverne er ikke forpliktet til å redegjøre for hvordan det vinnende tilbudet er vurdert i forhold til hvert enkelt av de øvrige tilbudene. Det er ikke noe krav om å gi en individuell begrunnelse til hver enkelt leverandør. Det er nok å sende ut en likelydende begrunnelse til de berørte leverandørene. Hensynet til leverandørutvikling ivaretas ikke nødvendigvis best gjennom begrunnelsen for valg av leverandør. Dette hensynet skal ikke styre kravet til omfang av og innhold i begrunnelsen.

Kilder: NHO, Regjeringen, VerdiNor mfl.