Hvordan skal ditt firma vinne anbud?

Hvordan vinne anbudskonkurranser?

Dette innlegget ble først publisert på Anbud 365, 14. april 2021.
VerdiNor AS gjengir her artikkelen, etter aksept og avtale med Anbud 365.

Det offentlige foretar innkjøp for den svimlende sum 600 mrd. kr. årlig. Det kan derfor være interessant å spørre seg hva som skal til for å optimalisere vinnersjansene til å få offentlige kontrakter?

Anskaffelsesregelverket skal bidra til et konkurransedyktig og bærekraftig næringsliv. Offentlig sektor er en svært stor innkjøper, og kan sammen med leverandørene også skape arenaer som bidrar til innovasjon og digital transformasjon i leverandørmarkedet. Ved å gi leverandørene større insentiv til å investere i nye produkter og tjenester, stimuleres også næringsutviklingen. Mange leverandører opplever imidlertid at spillereglene i anbudskonkurranser er avanserte og detaljerte. Det er ressurskrevende å gi tilbud til det offentlige.

For å øke vinnersjansene kreves etter vår oppfatning et dedikert team med vinnervilje og en proaktiv gjennomføringsevne. Hvordan navigerer man best i regelstyrte og til dels rigide konkurranser for å optimalisere vinnersjansene? Og hvordan håndterer man spillereglene best mulig, slik at man kan leve med resultatet etterpå? Dette er spørsmål leverandører som har et mål om å vinne anbudskonkurranser bør stille seg for å få optimal poengscore, uten å gå i minus eller tape omdømme gjennom kontraktsperioden.

Prestasjonskultur

Leverandører som klarer å skape en prestasjonskultur hvor det er tillitsfulle team som jobber sammen mot et felles mål om å selge de beste produktene og tjenestene, presterer ofte best.

For å få et bevisst forhold til hva dette innebærer, tenk deg følgende scenarioer; du har levert ditt beste tilbud i en åpen anbudskonkurranse, men så blir du avvist på grunn av formalfeil eller unødvendige forbehold som du ikke har begrunnet juridisk. Neste gang blir du slått på målstreken av en annen tilbyder som har dokumentert at de kan levere bedre kvalitet – selv om du vet at du i realiteten kan utkonkurrere tilbyderen både på pris og kvalitet. Etter innsynsrunder får du kanskje et sladdet glimt av hvilke strategier de andre tilbyderne har valgt i den enkelte konkurransen. Samtidig vet du at strategier må skreddersys på nytt hver gang. Evaluerer du tilbud i etterkant av hver konkurranse basert på tilbakemeldinger fra oppdragsgiver, eller slenger du bare tilbudet i den digitale skuffen?

Vinnere og tapere?

Forskjellen på vinnere og tapere i anbudskonkurranser kan på mange måter sammenlignes med toppidrett. Det er ikke nødvendigvis de utøverne som legger ned mest trening som vinner, men de som trener smartest, mest effektivt og som kan prestere når det gjelder. Men hvordan fungerer dette innen anbudspraksis? Det kreves for det første at man som leverandør samler et tverrfaglig team som sammen utarbeider en målrettet tilbudsstrategi for å stå øverst på pallen med kontrakten i hånda til slutt. En slik strategi krever for det andre at man har god innsikt i hva oppdragsgivers behov egentlig er, hvilke produkter som konkret etterspørres og hvordan man på en pedagogisk måte kan overbevise oppdragsgiver om at man kan levere nettopp dette. Det åpenbare tipset er å lese konkurransegrunnlaget nøye, og følge det. Og strategien må selvsagt utvikles innenfor de anskaffelsesrettslige juridiske rammene.

Ha klare ambisjoner – men vær bevisst de juridiske fallgruvene

Vår erfaring fra advokatbransjen, hvor vi i Simonsen Vogt Wiig bistår både offentlige og private virksomheter i alle ledd av anskaffelsesprosessen, viser at tilbudsprosessen ikke alltid er en dans på roser for leverandørene. Det er mange fallgruver, og man må trå varsomt.

Dersom man imidlertid vet hvordan man trygt skal navigere gjennom anbudslandskapet, eller innhenter ekstern juridisk bistand til å loses gjennom dette, kan man sikre at tilbudsprosessene lønner seg på sikt. Tilbudet skal oppfylle kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene på en presentabel og gjerne litt elegant måte, i samsvar med spillereglene. Ha klare ambisjoner.

Tilbudsprosesser er som kjent svært ressurskrevende, og utfordringene kan være mange. Ikke lever tilbud for enhver pris, og vær bevisst på dine svakheter og styrker. Samtidig kan en helhjertet innsats resultere i at dere får ta del i en omsetning på over 600 mrd. kr. Det viktigste er derfor ikke å delta, men å vinne konkurransen. Ta knekken på Janteloven og vær enestående, som Erling Førland ville sagt.

Alle har et forbedringspotensiale, uavhengig av hvilken leverandørbransje du opererer i. Spørsmålet er bare hvordan du velger å utnytte dette potensialet fremover. Uansett hva du har gjort tidligere, kan du heretter bli bedre. Jobben starter nå – det er en oppfordring til å vinne på en smart og effektiv måte.

Kilder: Anbud 365