Hva er karensperiode i offentlige anskaffelser?

Før en kontrakt kan inngås skal det, etter forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsettes en karensperiode. Oppdragsgiveren er som hovedregel forpliktet til å fastsette en karensperiode. Den er definert som tidsrommet mellom meddelelsen om kontraktstildeling og det tidspunktet oppdragsgiveren tidligst kan inngå kontrakt. Oppdragsgiveren kan altså først inngå kontrakt eller rammeavtale etter utløpet av karensperioden fastsatt av oppdragsgiveren.  

«Karensperioden er en «fredningstid» mellom meddelelsen av kontraktstildelingen og det tidspunktet oppdragsgiveren tidligst kan inngå kontrakt».

I denne tidsperioden vil det være mulig for forbigåtte leverandører å stanse anbudsprosessen ved midlertidig forføyning. En midlertidig forføyning er en sak som reises for tingretten. Retten tar her stilling til om det foreligger et krav og en sikringsgrunn, som gjør at kontraktsinngåelsen skal suspenderes. Dette betyr at tidspunktet for inngåelse av kontrakt utsettes til tvisten mellom leverandør og oppdragsgiver er løst.

Som hovedregel har en oppdragsgiver ikke noen plikt til å forlenge karensperioden så lenge denne er rettmessig fastsatt. Leverandører som klager på en tildeling, anmoder i de fleste tilfeller om at fristen utsettes til klagen er behandlet, eller til den er avgjort av KOFA eller domstolene. I noen tilfeller etterkommer oppdragsgiver anmodningen.

Der oppdragsgiver har meddelt en leverandør at en klage vil behandles før karensperioden løper ut, eller der oppdragsgiver har gitt beskjed om at leverandøren vil få tilbakemelding på sin anmodning innen denne perioden utløper, er oppdragsgiver også bundet av dette. Enkelt sagt, i en anbudsprosess må man holde det man lover for ikke å komme i konflikt med kravene til god forretningsskikk og forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser (LOA) § 5. Bestemmelser om karensperiode har som formål å sikre en effektiv klageadgang. Karensperioden gjør det mulig for leverandører som har eller har hatt interesse i å oppnå en bestemt kontrakt, å stanse prosessen innen kontrakten inngås.

Leverandøren kan da oppfordre oppdragsgiveren om å endre beslutningen, klage til KOFA eller begjære midlertidig forføyning for domstolene. Dersom leverandøren vil være helt sikker på at kontrakten ikke inngås, må han begjære midlertidig forføyning før karensperiodens utløp. Da ville kontrakten kunne settes på vent mens spørsmålet om tildelingsbeslutningen blir behandlet av KOFA eller eventuelt av domstolene. Karensperioden har tidligere vært omtalt som en ”klagefrist”. Leverandøren er imidlertid ikke avskåret fra å klage eller å reise søksmål etter karensperiodens utløp. Karensperioden er med andre ord ikke det samme som en klagefrist. Det vil for eksempel fremdeles være mulige å begjære midlertidig forføyning etter karensperiodens utløp så lenge kontrakten faktisk ikke er inngått. Er kontrakt inngått, kan leverandøren også fortsatt reise sak med påstand om erstatning eller særlige sanksjoner (”uten virkning”, avkortning av kontrakt eller bot). Karensperioden må naturligvis være den samme i forhold til alle leverandører.

Karensperiodens lengde – forskriftens del III

Etter anskaffelsesforskriften del III skal karensperioden være minst 10 dager dersom meddelelsen sendes elektronisk eller over telefaks og minst 15 dager dersom meddelelsen sendes med et annet kommunikasjonsmiddel. Karensperioden begynner å løpe dagen etter meddelelsen er sendt. Forskrift om fastsettelse av frister gjelder ved beregningen av karensperioden. I følge denne forskriften skal den dagen meddelelsen blir gitt, ikke regnes som en del av fristen. Dessuten fremgår det at en frist som er uttrykt i dager, begynner å løpe fra begynnelsen av den første timen av fristens første dag og utløper ved slutten av den siste timen av fristens siste dag. Sagt med andre ord skal det altså gå minst 10/15 fulle dager fra meddelelse er gitt til kontrakten kan inngås. Med dager menes kalenderdager, slik at helligdager, fridager, søndager og lørdager regnes med. Karensbestemmelsene oppstiller en minimumsperiode. Det er intet i veien for at den enkelte oppdragsgiveren oppstiller en lengre periode enn henholdsvis 10 og 15 dager. Dette betyr at oppdragsgiveren må vurdere om det i den konkrete anskaffelsen kan være hensiktsmessig å fastsette en karensperiode som er lenger enn minimumskarensperioden. Dette vil for eksempel kunne være tilfelle ved kompliserte anskaffelser.

For øvrig bør også oppdragsgiveren vurdere å gi noe mer romslige frister hvis karensperioden løper i for eksempel fellesferien eller påske- eller juleferien. Dersom oppdragsgiveren fastsetter en karensperiode som er lenger enn minimumsperioden, blir det den gitte fristen som blir avgjørende. Dette innebærer at oppdragsgiveren må vente med å inngå kontrakt til utløpet av den fulle karensperioden som oppdragsgiveren selv har satt. Gjør han ikke det, vil han eksempelvis kunne bli møtt med sanksjoner.

Karensperiodens lengde – forskriftens del II
For anskaffelser omfattet av anskaffelsesforskriftens del II plikter oppdragsgiveren å meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt eller rammeavtale til alle berørte leverandører ”i rimelig tid” før kontrakten eller rammeavtalen inngås. Det gjelder altså ikke en absolutt minimumsperiode for disse anskaffelsene. Hva som utgjør ”rimelig tid” vil avhenge av en konkret vurdering, bl.a. av anskaffelsens kompleksitet, størrelsen på anskaffelsen og typen tildelingskriterier. Karensperioden som gis må være tilstrekkelig lang til at leverandørene får reell mulighet til å vurdere om det er grunnlag for å klage og/eller begjære midlertidig forføyning. Ved for eksempel små og ukompliserte anskaffelser, ved bruk av tildelingskriteriet ”lavest pris” og ved anskaffelser som haster veldig, vil det i utgangspunktet kunne fastsettes en noe kortere karensperiode enn ved for eksempel større og mer kompliserte anskaffelser. Der oppdragsgiveren fastsetter en karensperiode på 10/15 dager, som utgjør minimumskarensperioden etter del III, vil dette imidlertid alltid måtte anses som ”rimelig tid”. Oppdragsgiveren kan naturligvis etter omstendighetene vurdere det som hensiktsmessig med en lengre karensperiode.

Unntak fra kravet om karens
I visse tilfeller trenger oppdragsgiveren likevel ikke å overholde en karensperiode før kontrakt kan inngås. Dette gjelder i tre nærmere definerte tilfeller.

• Ikke krav om kunngjøring

For det første gjelder ikke kravet til karens når det ikke er krav om forutgående kunngjøring av konkurransen. Dette omfatter bare tilfeller der oppdragsgiver kan benytte konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. Dette unntaket vil bare være relevant for anskaffelser omfattet av forskriftens del III. Det henger sammen med at det i del II ikke finnes en bestemmelse som gir adgang til å foreta anskaffelser uten forutgående kunngjøring. Her følger enkelte anskaffelser imidlertid i stedet del I, for eksempel der det bare er en leverandør som kan levere ytelsen. I et slikt tilfelle vil anskaffelsen altså bare være omfattet av del I og det vil da uansett ikke gjelde krav til karens.

• Bare en berørt leverandør

For det andre gjelder ikke kravet til karens når leverandøren som får tildelt kontrakten eller rammeavtalen, er den eneste berørte leverandøren. Dette unntaket gjelder både for anskaffelser omfattet av del II og III. I disse tilfellene vil det ikke være andre gjenværende deltakere i konkurransen som har noen legitim interesse i å motta underretning og dra fordel av karensperioden. Dette vil være tilfellet når oppdragsgiveren i en konkurranse som bare foregår i en fase, for eksempel en åpen anbudskonkurranse, bare mottar ett tilbud. Det vil også være tilfellet når det i en konkurranse som foregår over to faser (dvs. med prekvalifisering), eksempelvis en begrenset anbudskonkurranse, bare er en leverandør som blir prekvalifisert. Dette forutsetter at eventuelle andre leverandører som har anmodet om å delta, er blitt avvist og har mottatt opplysninger om dette, slik at de ikke anses som ”berørte”.

• Tildeling av kontrakter innenfor en rammeavtale eller dynamisk innkjøpsordning

For det tredje gjelder ikke kravet til karens ved tildeling av en kontrakt innenfor en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning. Dette unntaket gjelder både for anskaffelser omfattet av del II og III. Dersom oppdragsgiveren benytter seg av unntaket for kontrakter tildelt under en rammeavtale/en dynamisk innkjøpsordning, er det imidlertid en risiko for at han etter inngåelsen av kontrakten kan bli idømt sanksjoner hvis det i det etterfølgende viser seg at tildelingen av kontrakten har skjedd i strid med prosedyrereglene. Hvis oppdragsgiveren fastsetter en frivillig karensperiode, og venter med å inngå kontrakt til denne perioden har løpt ut, vil oppdragsgiveren likevel ikke kunne idømmes sanksjoner for slike brudd. Dette forutsetter at karensperioden fastsettes i samsvar med forskriftens bestemmelser – at karensperioden oppfyller kravene til hhv. ”rimelig tid” eller minimumsperioden på 10/15 dager. Oppdragsgiveren bør derfor vurdere i hvert enkelt tilfelle om det kan være hensiktsmessig å fastsette en frivillig karensperiode. Ulempen ved å skulle vente med å inngå kontrakt må veies opp mot fordelen ved ikke etterfølgende å kunne bli møtt med krav om sanksjoner fra forbigåtte leverandører.

Frivillig overholdelse av karensperiode
Oppdragsgiveren kan også i andre tilfeller enn ved tildeling av kontrakt under en rammeavtale/dynamisk innkjøpsordning, velge å overholde en frivillig karensperiode. Dette gjelder både for anskaffelser omfattet av forskriftens del I, II og III. Øvrige leverandører vil da få mulighet til å stanse urettmessige kontraktsinngåelser, slik at risikoen for at oppdragsgiver i ettertid blir møtt av klagesaker, krav om erstatning mv. reduseres. Dersom oppdragsgiveren frivillig overholder en karensperiode for en anskaffelse omfattet av forskriftens del III, vil en begjæring om midlertidig forføyning i utgangspunktet føre til at oppdragsgivers adgang til å inngå kontrakt suspenderes. Brudd på en frivillig fastsatt karensperiode kan imidlertid aldri føre til at oppdragsgiveren idømmes sanksjoner, bortsett fra ved kontrakt under rammeavtale eller dynamisk innkjøpsordning som beskrevet ovenfor.

Skjæringstidspunkt for inngåelse av kontrakt
Etter karensperiodens utløp kan oppdragsgiveren inngå kontrakt med den valgte leverandøren. Når det gjelder bestemmelsene om karens anses kontrakt for inngått når begge parter har signert kontrakten eller rammeavtalen. Oppdragsgiveren kan altså tidligst forplikte seg avtalerettslig etter utløpet av karensperioden. Selve meddelelsen om kontraktstildeling kan således ikke anses som en avtalerettslig aksept. Meddelelsen kan heller ikke anses som en betinget aksept. Dette henger sammen med at oppdragsgiveren skal kunne endre sin tildelingsbeslutning etter meddelelsen, for eksempel der oppdragsgiveren etter en klage finner ut av at den valgte leverandørens tilbud likevel ikke var det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Hensikten med skjæringsregelen er å sikre at meddelelsen om kontraktstildelingen ikke blir oppfattet som aksept av tilbudet, og denne regelen gjelder i utgangspunktet bare i forhold til bestemmelsen om karens. Det vil således fortsatt være den alminnelige avtaleretten som må ligge til grunn for en vurdering av om det er inngått en avtale i forhold til bestemmelsene om ulovlige direkte anskaffelser. Partene vil således ikke kunne påberope seg at det ikke foreligger en ulovlig direkte anskaffelse fordi kontrakten ikke er underskrevet av begge parter, når kontrakten faktisk er påbegynt eller sluttført. Den vinnende leverandøren vil også være avtalerettslig forpliktet av sitt tilbud, når oppdragsgiveren har akseptert dette. Det betyr at leverandøren ikke har mulighet til å motsette seg kontraktsinngåelse når kontrakten avspeiler innholdet i konkurransegrunnlaget og tilbudet; leverandøren kan således ikke kreve endringer i kontrakten eller lignende som betingelse for å skrive under kontrakten.

Kilder: Visma, Foa, VerdiNor kons.