Offentlige anskaffelser – hva er en rammeavtale?

 En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode.

Definisjon hentet fra FOA § 4-2 bokstav f.

Bruk av rammeavtaler innebærer potensielt store administrative besparelser både for oppdragsgivere og leverandører. Ulempen for leverandører som ikke blir tildelt på en rammeavtale er selvfølgelig at dette området da er «lukket» for leverandøren i den perioden rammeavtalen varer. Rammeavtale innebærer fleksibilitet for oppdragsgiver der anskaffelser skal skje over et lengre tidsrom. Når rammeavtalen er inngått, slipper oppdragsgiver å kunngjøre de enkelte kjøp/kontrakter i rammeavtalens periode. Rammeavtaler er derfor praktisk ved løpende innkjøp. En rammeavtale kan ha en maksimal varighet på fire år.

Bruk av rammeavtale må avveies mot de grunnleggende kravene knyttet til offentlig anskaffelse – forutsigbarhet – gjennomsiktighet.

Det finnes tre typer rammeavtaler

– En enkelt leverandør
– Flere leverandører – samme ytelsen – alle vilkårene er fastlagt, altså parallelle rammeavtaler
– Flere leverandører – samme ytelsen – ikke alle vilkår er fastlagt

Rammeavtaler som ikke bindende fastlegger alle vilkår i avtaleforholdet, krever ytterligere avtale før oppdragsgiver kan gjøre bestillinger.
Hvorvidt alle vilkår anses bindende avtalt eller ikke, beror på alminnelig avtaletolkning.
Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år – jf. forskriftens § 6-1 fjerde ledd og §15-1 fjerde ledd.

Oppdragsgiver påtar seg ikke nødvendigvis noen forpliktelse til rent faktisk å benytte avtalen. Hvorvidt rammeavtalen inneholder en kjøpeplikt eller leveringsplikt, beror på alminnelig avtaletolkning.
Oppdragsgiver må vurdere på vanlig måte hvorvidt det er tillatt og hensiktsmessig å benytte åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger.

Antall leverandører
Forskriftens del III.

• Krav om minst tre leverandører i parallelle rammeavtaler, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører.

I forskriftens del II er det ikke oppstilt tilsvarende krav.

Det må utføres en konkret vurdering av hvorvidt krav til konkurranse er tilfredsstilt ved inngåelse av parallelle rammeavtaler med færre enn tre.

Lukket system
Kontrakter innen rammeavtaler kan bare inngås mellom de opprinnelige partene. Rammeavtale er et lukket system, der verken nye oppdragsgivere eller nye leverandører kan slutte seg til i løpet av avtaleperioden. Når en rammeavtale skal benyttes av flere oppdragsgivere, må det fremgå av kunngjøringen hvem som skal kunne benytte rammeavtalen.

Minikonkurransen
Oppdragsgiver skal konsultere «de leverandører som er i stand til å gjennomføre kontrakten». Normalt må alle leverandørene som er det er inngått den aktuelle rammeavtalen kontaktes. Dersom rammeavtalene kun er delvis parallelle kan oppdragsgiver invitere bare de som kan levere den aktuelle varen eller tjenesten. Oppdragsgiver skal fastsette en tilstrekkelig frist for leverandøren til innlevering av tilbud på de enkelte kontraktene.

Tildelingen av kontrakt skal skje på grunnlag av fastsatte tildelingskriterier.

Det trenger ikke være de samme tildelingskriteriene for rammeavtale som for valg av leverandør til den enkelte kontrakt. MEN, det er vesentlig at kriterier for begge trinn går klart frem av konkurransegrunnlaget for rammeavtalen

Tvistespørsmål
Det er et stort fokus på direktekjøpsfaren og ulovlige direkteanskaffelser. Innkjøp innenfor avtalt område (varer eller tjenester) som faller utenfor rammeavtalen er en ulovlig direkteanskaffelse Rammeavtalens omfang skal tolkes ut fra kontrakten.

Et annet tvistespørsmål kan være når en annen enn egentlig oppdragsgiver benytter seg av avtalen, eller når oppdragsgiver kjøper noe annet enn det som beskrives i konkurransegrunnlaget for den respektive rammeavtale.

Vær i tillegg oppmerksom på følgende punkter:

• Avrop etter utløp av rammeavtalens kunngjorte varighet
• Utelukkelse fra etterfølgende oppdrag: FOA § 3 -8 regulerer bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner. Oppdragsgiver skal ikke benytte rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjonene dersom de kan ha en økonomisk interesse i anskaffelsen, hvis det skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurransen

Bestemmelsen er et utslag av kravet til likebehandling. Informasjon vedrørende betingelser og krav til produktet skal forutsetningsvis gjøres kjent for alle leverandører samtidig.

Mer om utelukkelse fra etterfølgende oppdrag:

• Rådgivere som deltar i den etterfølgende konkurransen vil få et konkurransefortrinn ved at de får lenger tid på å forberede og utarbeide tilbudet, i tillegg til at de kan sitte med kjennskap til detaljer om hva som vil være vesentlig mv. i forbindelse med utformingen av tilbudet.
• Rådgiveren kan gjennom sitt arbeid også ha hatt mulighet til å påvirke utformingen av krav til fordel for egen virksomhet
• Dersom oppdragsgiver har mottatt råd fra noen som medfører at konkurransen vil kunne bli utelukket etter § 3 -8, skal oppdragsgiver avvise rådgiveren fra å delta i selve konkurransen, jf. forskriftens § 11-10 første ledd bokstav f og § 20-12 første ledd bokstav f.

Dette kan ramme leverandøren i tilfeller der selve konkurransen er av langt større økonomisk verdi enn rådgivningsoppdraget. I tilfeller hvor aktuelle rådgivere står i fare for å bli avvist fra selve konkurransen, bør oppdragsgiver gjøre leverandørene oppmerksom på dette.

Rammeavtalenes fordeler for oppdragsgiver:

• Gir en standard for dag til dag kjøp
• Er en forutsetning for god utnyttelse av «bestillingssystemet»
• Er en hensiktsmessig måte for etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser
• Er kostnadseffektivt for oppdragsiver
• Gir store prosessbesparelser
• Gir viktig styringsinformasjon i form av forbruk og forbruksmønster ved planlegging av nye anskaffelser og ved økt standardisering av sortiment

Viktig for oppdragsgiver å vurdere ved bruk av rammeavtaler:

• Relasjoner (til samarbeidspartnere, andre enheter mfl.)
• Utvikling/ trender (både marked og behov)
• Endring i behov/ fremtidige behov
• Miljø, samfunnsansvar og innovasjon
• Forbruk/forbruksmønster
• Avdekke og tette lekkasjer (hindre kjøp utenom rammeavtalen)
• Bestillingssystemet (e-handel) gir viktig systemstøtte ved gjentatte kjøp på rammeavtale, i tillegg gir systemet en god kontraktstyringen og planleggingen av nye anskaffelser

Kilde: VerdiNor AS, konsulenter.