Forhandlinger er spennende!

Forhandlinger er i tillegg lærerikt og utfordrende.

Det finnes flere anskaffelsesprosedyrer som kan brukes når oppdragsgiver skal inngå offentlige kontrakter om innkjøp av varer eller tjenester, jf. LOA §§ 5-1 og 14-1. Av disse prosedyrene er åpen og begrenset anbudskonkurranse, og konkurranse med forhandling de mest brukte.

Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse kan oppdragsgiver tildele kontrakt utelukkende på bakgrunn av inngitte tilbud, og det er ikke tillatt å forhandle med leverandørene. I en konkurranse med forhandling er det imidlertid adgang til å forhandle med tilbyderne om innholdet i tilbudene, slik at de kan inngi reviderte tilbud. Forhandling /forhandlinger har flere betydninger.

Forhandlinger kan føre til enighet og en felles beslutning, så som en avtale. Men forhandlinger kan også resultere i uenighet og de kan da bli karakterisert som mislykkede forhandlinger. Det kan være flere forhandlingsrunder eller faser av forhandlinger, og det kan være gjenopptatte eller nye forhandlinger samt reforhandlinger av allerede inngåtte avtaler.

Innenfor offentlige anskaffelser skal konkurranse med forhandling være en fleksibel prosedyre som kan tilpasses den aktuelle anskaffelse.

Derfor er det ikke gitt like detaljerte regler for gjennomføringen av forhandlingene, som for reglene knyttet til åpen og begrenset anbudskonkurranse. Formålet med forhandlingene er å komme frem til det beste tilbudet på bakgrunn av oppdragsgivers behov. Det er spesielt aktuelt å gjennomføre forhandlinger ved komplekse anskaffelser hvor det er behov for å gjøre justeringer i tilbudene før kontraktsinngåelse. Det vil da være hensiktsmessig at det er kontakt mellom partene gjennom forhandlinger. Anskaffelsesforskriften §§ 11-8 og 20-11 oppstiller hovedsakelig krav til gjennomføringen før og under forhandlingene. Det ville imidlertid vært lite hensiktsmessig å ha krav til forhandlingene, hvis det ikke kunne etterprøves om de har blitt overholdt. På denne bakgrunn oppstiller forskriften krav til etterprøvbarhet. Dette kommer for det første til uttrykk i §§ 11-8 tredje ledd og 20-11 femte ledd som angir at gjennomføringen av forhandlinger skal skje i samsvar med de «alminnelige regler i § 3-1». I § 3-1 syvende ledd er det angitt at oppdragsgiver skal «fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurranse er skriftlig». Ordlyden tyder på at informasjonen som gis i forhandlingene, men som ikke fremgår av andre kontraktsdokumenter, må nedtegnes.

Konkurranse med forhandling kan være en effektiv og velegnet prosedyreform så lenge reglene som er utledet fra kravet til reelle forhandlinger og likebehandlingsprinsippet følges. Når oppdragsgiver og tilbyder derimot ikke har tilstrekkelig kunnskap om rammene for forhandlingene, kan det påløpe store kostnader med å behandle etterfølgende klager og rette opp feil som gjøres underveis.