Meddelelse om kontraktstildeling og begrunnelse

Behovet for effektive klagemuligheter har gitt seg utslag i regler som pålegger oppdragsgiver å meddele sitt valg av leverandør til alle berørte leverandører etter at evaluering av tilbudene er ferdig og før kontrakten inngås med valgte leverandør(er). Oppdragsgiver plikter å sende en meddelelse til de berørte leverandørene om hvilken leverandør man har til hensikt å inngå kontrakt med, jf FOA § 10-1 og § 25-1.

Etter at evaluering av tilbudene er gjennomført skal altså tilbyderne informeres om resultatet av evalueringen før kontrakten tildeles og undertegnes.  Dette gjelder for anskaffelser som gjennomføres etter del II og III i forskriften. For anskaffelser som er gjennomført etter del I i forskriften er det ikke krav om begrunnelse, meddelelse og karensperiode. God forvaltningsskikk tilsier imidlertid at leverandørene blir informert om hvem som ble tildelt kontrakt.

Hensikten med begrunnelsen er å gi leverandøren mulighet til å vurdere om oppdragsgivers valg av tilbud bygger på en korrekt anvendelse av anskaffelsesreglene, og om skjønnsutøvelsen har vært saklig og forsvarlig. Det vil ikke være tilstrekkelig å sende ut en oversikt over hvor mange poeng det enkelte tilbudet har fått på de enkelte tildelingskriteriene. Leverandørene må kunne forstå hvorfor det vinnende tilbudet ble vurdert som det beste.

Hensynet bak denne plikten er altså at leverandørene skal ha anledning til å klage på kontraktstildelingen dersom de mener den er urettmessig og oppdragsgiver har anledning til å endre en feilaktig resultat i konkurransen.

Oppdragsgiver kan ikke inngå kontrakten før etter karensperiodens utløp.

Meddelelsen om tildeling av kontrakt skal sendes samtidig til alle leverandørene som innga tilbud og ble kvalifisert og meddelelsen skal ha et innhold som:

• Navn på den leverandøren som er innstilt på å få kontrakten
• En redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene
• Opplyse om karensperiode for å klage på innstillingen av leverandør. Denne karensperioden skal være minimum 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandøren er sendt for anskaffelser som er gjennomført etter Del III i forskriften og innenfor den fristen oppdragsgiver har satt i konkurransegrunnlaget for del II anskaffelser. Kravet for anskaffelser som er gjennomført etter Del II i forskriften er «rimelig frist».

Etter at Oppdragsgiver har sendt en begrunnelse og karensperioden er utløpt, kan Oppdragsgiver inngå kontrakt, under forutsetning av at de ikke mottar en klage. Det er ingen frist for å avvente med å inngå kontrakt etter at karensperioden er utløpt.

Oppdragsgiver plikter imidlertid å hemmeligholde forretningshemmeligheter og opplysninger som av konkurransemessige hensyn er viktig å unnta fra begrunnelsesplikten. Dette kan være opplysninger som kan skade konkurransen mellom leverandørene.

Noen av leverandørene vil typisk nå be om innsyn i evalueringen eller noen av tilbudene. Det har de rett til, her har Oppdragsgiver ansvaret for å sladde taushetsbelagte opplysninger i tilbud og evaluering.

Et viktig stikkord når Oppdragsgiver skal begrunne resultatet / valg av leverandør er: hvorfor. Hvorfor har resultatet blitt som det har blitt? Hvilke egenskaper er det ved det/de tilbudene som har blitt innstilt som vinner som har vært avgjørende for utfallet? De momentene som trekkes frem må selvsagt være i samsvar med de angitte tildelingskriteriene. I regelverket heter det at Oppdragiver skal gi «en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.»

En oppdragsgiver kan uansett om det har kommet inn en klage eller ikke, omgjøre en beslutning om å tildele kontrakt frem til kontrakt er inngått, dersom han skulle finne at tildelingsbeslutningen er i strid med forskriften.