Anbudet er levert – hva skjer nå?
Evaluering og tildeling av kontrakt.
Når tilbudsfrist er gått ut, åpner oppdragsgiver alle mottatte tilbud. Åpning av tilbud skjer i oppdragsgiver sitt KGV-system og åpningsprotokoll lages. Deretter starter oppdragsgiver med å kontrollere at alle tilbud tilfredsstiller kvalifikasjonskravene.
Kvalifikasjonsvurderingen
Når de leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonene eller er omfattet av avisningsgrunner er valgt bort, begynner oppdragsgiver å vurdere tilbudene, jf. foa del II § 9-4 og 9-5 og for foa del III §§ 24-2 – 24-7.
Evaluering av tilbudene består i å rangere tilbudene i forhold til hverandre basert på hvert tildelingskriterium for å finne frem til en vinner.
Dersom det er kunngjort en begrenset tilbudskonkurranse etter del II, jf. foa § 8-9 eller konkurranse med forhandling etter foa del III, jf. foa § 16-7 skal oppdragsgiver velge ut de leverandørene blant de kvalifiserte som skal inviteres til å innlevere tilbud. Utvelgelsen skal skal skje i henhold til de objektive og ikke-diskriminerende kriterier du har angitt i kunngjøringen.
Valg av evalueringsmodell
Før oppdragsgiver åpner tilbudene må evalueringsmetoden fastsettes. Helst skal evalueringsmetoden være informert om i anskaffelsesdokumentene.
Oppfyllelse av absolutte krav
Det første oppdragsgiver skal vurdere er om tilbudene oppfyller de spesifikasjoner, dvs absolutte krav som er satt til egenskapene ved ytelsen. Dersom ett eller flere tilbud ikke oppfyller disse kravene, skal disse tilbudene avvises. Oppdragsgiver skal avvise tilbud dersom tilbudet inneholder vesentlige avvik fra konkurransedokumentene, jf. foa § 9-6 og § 24-8.
Avvik eller forbehold i tilbudet
Hvorvidt det er et avvik eller forbehold i tilbudet, beror på en tolkning av konkurransegrunnlaget og tilbudet.
Avvik eller forbehold som ikke er vesentlig, skal kunne prises for å kunne gjøre tilbudene sammenlignbare. Forenklingsutvalget har i NOU 2014: 4, på side 238 uttalt seg om plikt til å ta hensyn til avvik i tilbudene:
«Oppdragsgiver har imidlertid en plikt til å gjøre tilbudene sammenlignbare. Det betyr at dersom han ønsker å ta i betraktning et tilbud som har et avvik som har en økonomisk verdi, vil han være forpliktet til å prissette dette. Gjør han ikke det, vil leverandøren kunne få en urimelig konkurransefordel som følge av avviket. Tilbudene vil da ikke kunne sammenlignes, og det vil være i strid med likebehandlingsprinsippet å ta et slikt tilbud i betraktning».
Vesentlige forbehold i tilbudet medfører avvisningsplikt, jf. foa § 9-6 og § 24-8. Forbehold mot konkurransegrunnlaget som vil gi leverandøren en konkurransefordel er et vesentlig forbehold. Et vesentlig forbehold vil kunne endre konkurransesituasjonen mellom tilbyderne ved at den økonomiske balansen endres. Forbehold mot de alminnelige kontraktsvilkårene kan være et vesentlig forbehold, for eksempel ved at leverandøren har lagt ved sine egne standardvilkår som skal gjelde fullt ut.
Rangering av tilbudene
Det neste oppdragsgiver gjør er å ta tilbud for tilbud og rangere dem i forhold til de andre tilbudene på hvert tildelingskriterium som er angitt i anskaffelsesdokumentene. Her er det ikke en «enten-eller-vurdering», dvs om tildelingskriteriet er oppfylt eller ikke, men en rangering av tilbudene basert på hvordan de skårer på hvert tildelingskriterium og den vekt oppdragsgiver har gitt kriteriet.
For å gjennomføre en god evaluering som gjør at oppdragsgiver finner fram til det beste tilbudet, må oppdragsgiver ha satt riktige og presise tildelingskriterier, organisert evalueringsprosessen på en best mulig måte og valgt den beste evalueringsmodellen. Før endelig evaluering av tilbud gjennomføres, må eventuell avklaring av tilbudene gjøres og eventuelle forhandlinger må være sluttført.
Oppdragsgiver kontrollerer at hvert tildelingskriterium er dokumentert av leverandøren på den måten oppdragsgiver har angitt i konkurransedokumentene, slik at oppdragsgiver kan verifisere hvordan den enkelte leverandør scorer på tildelingskriteriet, jf. foa § 8-11 og § 18-1 (9).
Avklaring av tilbudene
Kjernen i avklaringsadganger er å avklare motstridende opplysninger i tilbudet både mht kvalifikasjoner og selve tilbudet, Kofa 2021/592. Oppdragsgiver kan be leverandørene supplere, ettersende, avklare eller utfylle mottatte opplysninger innen kort tilleggsfrist, dersom tilbudet eller dokumentasjonen synes å innehold feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler. Dette forutsetter at opplysningene fremgår av tilbudet, men at dokumentasjonen mangler eller er uklar.
En slik supplering, ettersending mm skal ikke medføre at tilbudet forbedres. Dette er regulert i forskriftens § 23-5 for anskaffelser over EØS-terskelverdien, men vil tilsvarende gjelde for de mindre beløpsmessige anskaffelser enten de er regulert av del I eller del II i forskriften.
Forhandlinger
Der det er hjemmel til å forhandle, skal de foregå slik det er angitt i konkurransegrunnlaget.
Inngå kontrakt uten å forhandle
Der oppdragsgiver har forbeholdt seg retten til å inngå kontrakt uten å ha dialog/forhandle i anskaffelsesdokumentene, kan de inngå kontrakt direkte, jf. foa § 9-3 og § 23-7. Det å ikke velge å gjennomføre dialog eller forhandle når oppdragsgiver først har åpnet for det, vil som hovedregel være uklokt, da leverandørene typisk vil legge inn en forhandligs-«buffer» i konkurranser med dialog/forhandling.
Gjennomføring av forhandlinger
Forhandlinger kan gjennomføres skriftlig, ved fysiske møter eller via Teams, Zoom ol. Det skal skrives referat fra forhandlinger som ikke er skriftlige for å sikre kravet til etterprøvbarhet.
Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, men det er ikke anledning til å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav. Grunnen til dette er kravet til forutberegnelighet. Det kan være leverandører som har valgt å ikke delta i konkurransen da de ikke kunne oppfylle de absolutte krav som oppdragsgiver har satt eller som ser at de ikke vil kunne vinne frem i konkurransen med de tildelingskriterier som var angitt i anskaffelsesdokumentene. Dersom oppdragsgiver endrer noen av disse forutsetningene i forhandlingene, er dette en vesentlig endring det ikke er lovlig å gjøre.
Eventuelle andre endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene skal umiddelbart sendes til alle leverandører som er med i forhandlingene.
Etter at forhandlingene er gjennomført, skal oppdragsgiver sette en siste felles frist for mottak av endelig tilbud (også kalt revidert tilbud) fra leverandørene. Fristen skal være tilstrekkelig lang, slik at leverandørene har tid til å inngi det endelige tilbudet.
Det er ikke tillatt å forhandle om det endelige tilbudet.
Gjennomføringer av forhandlinger i faser
Der oppdragsgiver har angitt i anskaffelsesdokumentene at forhandlingene vil foregå i faser, kan oppdragsgiver redusere antall leverandører det skal forhandles med basert på tildelingskriteriene. Det betyr at oppdragsgiver må rangere tilbudene på hvert tildelingskriterium og så velge ut de leverandører som oppdragsgiver ønsker å invitere inn til forhandlinger. De leverandører som blir valgt bort, skal snarest få en begrunnelse.
Gjennomføring av forhandlinger med et redusert antall leverandører
Der oppdragsgiver har angitt i anskaffelsesdokumentene at oppdragsgiver kun vil invitere et begrenset antall leverandører til forhandling, skal oppdragsgiver invitere kun det antall som er angitt. Oppdragsgiver skal velge ut leverandørene basert på hvor godt de scorer på tildelingskriteriene.
De leverandører som ikke blir invitert med til forhandlinger, skal snarest få en begrunnelse.
Selve forhandlingene skal gjennomføres slik at de grunnleggende krav inklusiv kravene til likebehandling og forutberegnelighet overholdes, les mer om det i veiledning for forhandlinger.
Gjennomføring av evalueringen
Når eventuelle avklaringer og rettelser er gjort og forhandlinger gjennomført, evalueres tilbudene i henhold til de tildelingskriterier som er beskrevet i anskaffelsesdokumentene og i henhold til den vekting mellom kriteriene som er oppgitt.
Oppdragsgiver bør ha etablere interne prosedyrer for hvordan evalueringsarbeidet skal gjennomføres, hvordan arbeidet skal organiseres, konkrete tips og veiledning om hvordan evaluering skal gjøres, hvordan arbeidet skal dokumenteres, hvordan resultatene skal kommuniseres mv. Dette gjør oppdragsgiver som regel gjennom bruk av et konkurransegjennomføringsverktøy, i en prosjektbeskrivelse, arbeidsmanual e.l.
Meddele tildeling av kontrakt
Etter at evaluering av tilbudene er gjennomført skal tilbyderne informeres om resultatet av evalueringen før kontrakten tildeles og undertegnes. Dette gjelder for anskaffelser som gjennomføres etter del II og III i forskriften. For anskaffelser som er gjennomført etter del I i forskriften er det ikke krav om begrunnelse, meddelelse og karensperiode. God forvaltningsskikk tilsier imidlertid at leverandørene blir informert om hvem som ble tildelt kontrakt.
Hensynet bak denne plikten er at leverandørene skal ha anledning til å klage på kontraktstildelingen dersom de mener den er urettmessig og oppdragsgiver har da anledning til å endre en feilaktig resultat i konkurransen.
Se også:
Bør du klage på resultatet i anbudskonkurransen – og hvordan?
Kilder: Anskaffelser.no, VerdiNor konsulenter
